5.1 Brief und E-Mail im Vergleich

Wenn es darum geht, schnell, einfach, kosteneffizient und umweltverträglich zu kommunizieren, ist die E-Mail aus Sicht der Befragten unbestritten im Vorteil gegenüber dem Brief. Der Brief wiederum gilt als formeller, rechtsverbindlicher, vertraulicher und persönlicher. Von allen abgefragten Eigenschaften ist Verlässlichkeit die einzige, die nicht deutlich einem der beiden Kommunikationsmittel zugeschrieben wird. 43 Prozent sehen den Brief und die E-Mail als gleichermaßen verlässlich an. Nur je ca. ein Viertel hält entweder E-Mail oder Brief für verlässlicher.

Eigenschaften: E-Mail vs. Brief

Aussagen aus den Online-Communitys, die die Vorteile des Briefs illustrieren

Briefe sind natürlich nicht so leicht mitzulesen und sind somit sicherer. Wenn ich etwas Illegales planen würde, würde ich per Brief kommunizieren. (34 Jahre, weiblich, Gruppe 2)

Vorteile der Briefe: Es ist etwas offizieller, man kann seine Originalunterschrift daruntersetzen. (41 Jahre, weiblich, Gruppe 3)

Bei ungeöffneten Briefen kann man beinahe sicher sein, dass sie nicht gelesen wurden, bei E-Mails besteht diese Kontrollmöglichkeit nicht. (25 Jahre, weiblich, Gruppe 2)

Briefe sind weniger flüchtig, offiziell und gefühlt sicherer. Über E-Mail lässt es sich schneller kommunizieren. (29 Jahre, weiblich, Gruppe 3)

Der Brief, im günstigsten Fall das Einschreiben, ist aus meiner Sicht immer noch das sicherste Kommunikationsmittel. Aber eben langsam, auf internationaler Ebene nicht mehr zeitgemäß. (53 Jahre, männlich, Grupp 1)

Aussagen aus den Online-Communitys, die die Vorteile der E-Mail illustrieren

Für schnelle Informationen haben Briefe natürlich Nachteile, man wartet 1-2 Tage. E-Mails hat man schnell und kurz geschrieben, und sie sind sofort beim Adressat. (65 Jahre, weiblich, Gruppe 1)

Briefe sind im Vergleich sehr teuer und können u.U. auch verloren gehen. In den meisten Fällen weiß man nicht, ob der Brief angekommen ist, es sei denn, man gibt noch mehr Geld aus … (34 Jahre, weiblich, Gruppe 2)

Das Beförderungsentgelt eines Briefes liegt bei 70 Cent, das finde ich sehr teuer. Der Platz auf Briefpapier ist endlich, die Kapazität eines Umschlags auch. Ein Brief kann unterwegs verloren gehen. (42 Jahre, weiblich, Gruppe 2)

Eigenschaften: E-Mail vs. Brief

Bei offiziellen Angelegenheiten fällt die Wahl auf den Brief

Die wahrgenommenen Vorteile von E-Mail und Brief korrespondieren mit der jeweiligen Entscheidung für oder gegen eines der beiden Kommunikationsmittel: Bei einem Kommunikationsanlass, der als verbindlich und offiziell gilt, wird der Brief gegenüber der E-Mail klar bevorzugt.

  • 70 Prozent geben bei offiziellen Angelegenheiten dem Brief den Vorrang gegenüber der E-Mail.
  • 67 Prozent heben die höhere Verbindlichkeit des Briefs im Vergleich zur E-Mail hervor.

Außerdem empfangen 71 Prozent wichtige Dokumente für die Ablage lieber in Papierform. Die sichere Archivierung wird somit als integraler Bestandteil des Kommunikationsvorgangs mitgedacht.

Besonders wichtige Dokumente werden per Brief versendet

Der Brief ist für die meisten Menschen formeller, rechtsverbindlicher und vertraulicher als die E-Mail. Konsequenterweise werden wichtige persönliche Dokumente bei fast allen abgefragten Dokumenten überwiegend via Brief empfangen oder verschickt:

  • Einen Rechtsstreit betreffende Dokumente empfangen oder senden die Bürger viel häufiger per Brief als per E-Mail (61 Prozent vs. 21 Prozent).
  • 58 Prozent empfangen oder senden Finanzdaten auf dem Postweg, 23 Prozent verwenden dafür E-Mail.
  • Behördliche Anträge senden oder empfangen 53 Prozent per Post und 21 Prozent via E-Mail.
  • Den größten Vorsprung hat der Brief gegenüber der E-Mail bei Versand oder Empfang von Vollmacht und Führungszeugnis: Nur 10 Prozent übermitteln Vollmachten per E-Mail, 55 Prozent tun dies aber per Brief. 9 Prozent versenden oder empfangen ein Führungszeugnis per E-Mail im Vergleich zu 50 Prozent beim Brief.

Ausnahmen bilden in dieser Reihe Rechnungen und Telekommunikationsdaten, die häufiger in einer E-Mail als in einem Brief empfangen bzw. versendet werden.

Versenden und Empfangen von Dokumenten: E-Mail vs. Brief

Bei diesen Befunden muss jedoch berücksichtigt werden, dass privat-geschäftliche Akteure teilweise vorgeben können, wie Dokumente empfangen oder gesendet werden müssen. So liegt es zum Beispiel vielfach an Amtsvorgaben, dass Anträge bei Behörden auf Papier eingereicht werden müssen. In anderen Bereichen wiederum können die Kunden wählen, wie Daten oder Dokumente (z.B. Telefonrechnungen, Zählerstandsmeldungen etc.) übermittelt werden.

Sensible Informationen werden eher per Brief übermittelt

Wie bei der Übermittlung von Dokumenten gilt auch für den Transfer von Informationen, die als schützenswert eingestuft werden, dass der Brief der E-Mail vorgezogen wird. Am deutlichsten zeigt sich dies bei der Übermittlung von Finanzdaten:

  • 26 Prozent versenden oder empfangen die IBAN in einer E-Mail, 43 Prozent in einem Brief.
  • 14 Prozent empfangen oder senden Informationen bezüglich ihres Einkommens per E-Mail, 39 Prozent per Brief.

Versenden und Empfangen von Dokumenten: E-Mail vs. Brief

Vorteile der E-Mail sind für privat-geschäftliche Kommunikation nachrangig

Die E-Mail erfüllt primär Anforderungen, die aus Sicht der Befragten in der privat-geschäftlichen Kommunikation weniger relevant, im Alltag aber offenbar unerlässlich sind. Während Vertraulichkeit und Verlässlichkeit von etwa der Hälfte der Befragten am häufigsten zu den drei wichtigsten Anforderungen der privat-geschäftlichen Kommunikation gezählt werden, geht nur in etwa jeder Vierte davon aus, dass die E-Mail diese Anforderungen ganz genau erfüllt. Umgekehrt ist für weite Teile der Bevölkerung die E-Mail vor allem günstig (47 Prozent) und ermöglicht Zeitunabhängigkeit (42 Prozent). Für privat-geschäftliche Kommunikation ist dies jedoch nur 29 bzw. 20 Prozent der Befragten wichtig.

Anforderungen an privat-geschäftliche Kommunikation und erfüllte Aspekte bei E-Mail